Departman ve masa bazında envanter oluşturun
Her çalışma alanı için masa, sandalye, dolap, monitör ve kutu listesi hazırlayın. Ortak alanlardaki mutfak ürünleri, toplantı odası ekipmanları ve depodaki malzemeleri de ekleyin. Demirbaş numaraları varsa etiketlerde bu numaraları kullanın. Böylece bir ürünün hangi departmana ait olduğu yalnızca görünüşüne bakılarak tahmin edilmez. Yeni ofisteki oda veya masa kodları önceden belirlenirse yerleştirme kolaylaşır.
Arşiv kutularının sıralamasını koruyun ve kutuların üzerine hassas belge içeriğini açıkça yazmak yerine kurumunuzun belirlediği kodları kullanın. Erişimi sınırlı evrakların kim tarafından hazırlanacağı ve teslim alınacağı ayrıca kararlaştırılmalıdır. Taşınma sırasında kişisel verilerin ve kurumsal belgelerin yönetimi, işletmenin kendi yetkilendirme düzeniyle uyumlu yürütülmelidir. Gereksiz eski belgeleri ayırmak için kurumunuzun saklama kurallarını esas alın.
Teknoloji hazırlığını taşıma planına dahil edin
Bilgisayar ve çevre birimlerinin bağlantılarını fotoğraflamak kurulum sırasında yararlı olabilir. Kabloları ilgili cihazla birlikte etiketleyin; adaptörleri tek bir karışık kutuda toplamayın. Cihazları kapatma, yedekleme ve yeniden devreye alma işlemleri için işletmenizin teknik sorumlusuyla plan yapın. Sunucu, ağ donanımı veya özel cihazların sökülmesi standart mobilya işlemiyle aynı kapsamda değerlendirilmemelidir.
Yeni ofisin internet, elektrik ve çalışma alanlarının hazır olması, eşyanın taşınması kadar önemlidir. Fiziksel taşıma ile teknik kurulumun sorumlularını ayrı ayrı netleştirin. Hasarsız bir cihazın yanlış bağlantı yüzünden kullanılamaması da işin başlamasını geciktirebilir. Bu nedenle ekipmanları odalara bırakmakla hizmetin nerede tamamlandığı ve hangi kurulumların ayrıca yapılacağı anlaşmada açık olmalıdır.
- Her kutuya departman, oda ve sıra numarası ekleyin.
- Çalışanların kişisel eşyaları ile ortak demirbaşları ayrı hazırlayın.
- Taşınma öncesinde yetkili bir teslim ve karar sorumlusu belirleyin.
Çalışma saatleri ve bina erişimini birlikte planlayın
Ofisin bulunduğu binada yük asansörü kullanımı, giriş kaydı veya çalışma saati kısıtlaması olabilir. Eski ve yeni adresin güncel kurallarını bina yönetiminden öğrenin. Araç parkı, yükleme kapısı ve asansör ölçüsü önceden bilinmelidir. Silivri merkezdeki bir iş yeri ile farklı bir yerleşimdeki müstakil ofisin koşulları değişebileceğinden her adres ayrı değerlendirilir.
İş akışının aksamaması isteniyorsa taşıma sırasını önceliklere göre oluşturun. Örneğin günlük kullanılan çalışma alanları ile seyrek açılan arşivin farklı zamanlarda hazırlanması yararlı olabilir. Mesai dışı veya etaplı taşıma talebinizi görüşmede belirtin; uygunluk, tarih ve işin hacmine göre değerlendirilir. Taşınma günü son dakika kararlarını azaltmak için yeni yerleşim krokisini ekiple paylaşın. Kutuların bırakılacağı alanları önceden işaretleyin; yangın çıkışları ile ana geçişlerin açık kalmasına dikkat edin. Böylece ofis yerleşirken çalışanların ve diğer bina kullanıcılarının dolaşımı daha düzenli olur.
Teklif ve teslim tutanağı somut bilgi içermeli
Ofis taşıma fiyatında demirbaş hacmi, arşiv ağırlığı, söküm ve montaj ihtiyacı, katlar ve çalışma aralığı etkili olur. Özel cihazlar ve ekipman gereksinimleri ayrıca belirtilmelidir. Sigorta talep ediliyorsa elektronik cihazların teminata kabulü, değer beyanı, istisnalar ve hangi aşamaların kapsandığı poliçe üzerinden incelenir. Teslimde envanteri kontrol edin, görünür sorunları kayda alın ve kurum içi teknik kontrolleri ilgili sorumluya bırakın.
Merak ettikleriniz
Ofis taşıması mesai dışında yapılabilir mi?
Tercih ettiğiniz saatleri ve bina kurallarını paylaşın. Uygunluk; tarih, iş hacmi, erişim ve ekip planına göre görüşmede değerlendirilir.
Bilgisayarların teknik kurulumu taşıma kapsamına dahil mi?
Fiziksel taşıma ile teknik kurulum farklı işlerdir. Ağ, sunucu, yazılım ve bağlantı işlemlerinin sorumlusunu ayrıca belirleyin; teklif kapsamını yazılı kontrol edin.
Arşivlerin karışmaması için ne yapmalıyım?
Kurumunuza uygun bölüm ve sıra kodları kullanın. Kutuların numaralarını bir listeye kaydedin ve yeni ofisteki raf veya oda yerlerini önceden belirleyin.